2012.09.29 事前打合せ
一.日 時:2012年9月29日(土)18:00~21:00
二.場 所:ノースエイム(札幌市北区北18西5)
三.出席者:石川、井上、山下、山田、長尾、亀山、嶋崎
清野、川崎、田形、藤本、小野、鍋田 (13名)
四.資 料:
・[議事次第]今後に向けての情報交換
・[資料1]第109回総会実行委員会スケジュールイメージ
・[資料2]実行委員会組織案(案5)
・[資料3]『2013年の同窓会テーマ』決定までのスケジュール
・[資料4](情報チームからの提案事項)
・[資料5](今夏の第108回同窓会感想のまとめ)
五.概 要:
1.当面の動きについて
(1)今後、来夏までのスケジュール(予定)について
・当面、資料1のスケジュールで進めることとした。
(2)10/13(土)の件について(33期からの引継ぎ)
・石川委員長以下のコアメンバー10数人が出席することとした。
・10月13日の引継ぎは概要的なもの。各部の詳細引継ぎは11月末までに実施する
予定。
(3)スタッフの担当確認
・資料2の方向で進めることとした。
・新たに河合くんがスタッフとして参加してもらえることになった。
・各人は「配属された部の仕事だけやる」のではなく、必要に応じて機動的に部門
横断的に動くことを再確認した。
(4)総会テーマについて
・資料3に基づき田形さんから、総会テーマ(東京との連携テーマ)の検討状況に
ついて報告。
(5)総会会場について
・検討状況について報告。
2.情報関係について
(1)34期HPの開設について
・一部修正の上、資料4の提案どおり了承した。
・HP運用開始日は10月1日とした。
(2)新しい情報ツール(SkyDrive)について
・小野ちんからログイン方法について説明。
(3)北高34期名簿の具体的管理方法について
・個人情報管理をしっかりと、分かりやすく、効率的に行う観点から、資料4の内
容を一部修正の上了承した。
(4)個人情報保護の視点
・個人情報の取扱いについては細心の注意を払っていることをしっかり提示・説明
する必要があることから、資料4の提案どおり了承した。
(5)Yahooメーリングリストの位置づけについて
・本来メーリングリストは双方向の情報交換ツールだが、今春からの運用状況を見
るとメールニュースとして使用されているのが実態。
・メールには、情報が(ホームページやフェイスブックのように各人が能動的に行
動しなくても)いわば強制的に配信されるという特長があるため、メールニュー
スの形で残しておくこととした。
・34期HPにYahooメーリングリストへの加入を勧める文言を追加し、リンクも張
ることとした。
3.上記以外のアクションについて
(1)ダイレクトメール(DM)発送の件について
・現時点で人を通じても連絡が取れない人(240名程度)を対象に、100周年記念
同窓会名簿の住所宛にDMを発送することとした。
・往復はがき(案)をベースに議論した結果、費用は増加するものの、封書で発送
することとした。
(2)企画について
・趣味で演奏活動をやっている同期について。
・後日、必要に応じて企画部に連絡を取ってもらうこととした。
(3)その他
・領収書の宛名について。現金出納は来年になる可能性が高い。
・同窓会スタッフの名刺が必要な場合は、藤本くんに連絡する。
4.今後のスケジュール
・10月13日 33期からの引継ぎ
・11月17日 第1回運営委員会
・DM発送関係の打合せ日程は別途調整
5.報告・意見交換ほか
(1)9/1当番期を囲む会(6名出席)
・井上くんから概要報告。
・34期も委員長以下一人一言ずつ挨拶したこと。
(2)9/12第4期同窓会(1名出席)
・藤本くんから概要報告。
・同期の父上の同窓会(第4期)で34期を代表して来年の総会出席を依頼する挨拶
をしたこと。
以上